Metodologías ágiles Kanban y Scrum: ¿cuál elegir para gestionar mi proyecto?

A la hora de gestionar un proyecto, muchos se preguntan cuáles son las diferencias entre Kanban y Scrum. Previamente explicamos que se trata de metodologías ágiles, muy útiles para estructurar procesos en centros de distribución, incluso para optimizar la logística de almacén, cada una con sus características y enfoque particular. 

Los equipos tiene libertad para hacer uso de las funciones que más convengan. Todo depende de la naturaleza del negocio y de las características fundamentales de los usuarios o del público objetivo. Triunfarás en la medida que haya colaboración y experiencia en el desarrollo de procesos, con mente abierta, sin resistencia al cambio.

Ventajas competitivas obtenidas con Kanban y Scrum

Visualización

Kanban se basa, principalmente, en la visualización y control del flujo de trabajo. Se centra en optimizar la eficiencia y minimizar el tiempo de espera entre las diferentes etapas del proceso. Es útil para gestionar el movimiento de productos y materiales a lo largo de la cadena de suministro.

Durante la fase inicial, se analiza con detenimiento si hay algún problema y sus causas, bien sea internas o externas, en aras de identificar los factores que detienen el avance del proyecto.

Rapidez

Por otra parte, Scrum es un marco de trabajo más estructurado que se orienta en entregas iterativas y en la colaboración del equipo. Se divide en ciclos de trabajo denominados «sprints», generalmente de corta duración (dos semanas o un mes), durante los cuales se desarrolla un conjunto de tareas priorizadas.

Entonces, se aplica en proyectos específicos, al implementar un nuevo sistema de gestión de inventario o en la optimización de rutas de distribución. El equipo ejerce diferentes roles como el Product Owner o el Scrum Master, para el desarrollo del proyecto, todo en función de alcanzar los objetivos de la empresa.

Una de las características distintivas, es la reunión diaria de seguimiento, conocida como Daily Scrum o stand-up, donde cada trabajador comparte el progreso realizado, los obstáculos encontrados y los planes para el día. Esto fomenta la transparencia, la comunicación y la resolución rápida de problemas.

Mejora de procesos

La finalidad de Scrum es que el equipo reaccione con inmediatez frente a las amenazas del entorno, de modo que la empresa se adapte al cambio. Es ideal tanto para crear productos, como para diseñar software especializado, aunque aplica también para todo tipo de proyecto.

De esta forma, la mejora de procesos se concibe desde un punto de vista integral. La particularidad es que permite identificar cuáles son las estrategias que funcionan y descartar las que no son efectivas.

Con base en la comunicación como pilar fundamental, se realiza la planificación. Las reuniones de trabajo son puntuales, no deben exceder los 15 minutos, destinadas a medir el avance de los procesos.

Diferencias entre Kanban y Scrum

La elección entre ambas metodologías dependerá de las necesidades específicas y la cultura organizacional.

Objetivos

Kanban apunta hacia la visualización de tareas y Scrum está sujeto a una hoja de ruta con metas perfectamente establecidas.

Estructura y enfoque

Kanban se centra en la optimización del flujo de trabajo complejo y la eliminación de desperdicios, mientras que Scrum se basa en entregas iterativas y en la colaboración del equipo.

Flexibilidad vs. Estructura

Kanban es más flexible y se adapta mejor a entornos donde los requisitos (solicitudes) y las prioridades cambian con frecuencia, mientras que Scrum proporciona una estructura más definida, con roles y eventos específicos.

Principios

Eficacia, previsibilidad y eficiencia son propios de Kanban. Cada integrante del equipo ejerce el rol de líder, bajo responsabilidades compartidas.  En Scrum, es esencial la inspección, la adaptación y la transparencia, pero el liderazgo es ejercido por la figura de Scrum Master (instructor).

Lapsos de entrega

El tablero es el formato de Kanban y a menudo se mantiene a lo largo de un proyecto, donde se verifican indicadores para la toma de decisiones. Como se limita la cantidad de trabajo, según el grado de complejidad, aquí se asigna una tarea a la vez. En Scrum, hay pautas rígidas de entrega que se deben cumplir –a una velocidad promedio- y se pueden llevar tareas simultáneas.

Planificación y control

Scrum requiere control y una planificación detallada al comienzo de cada sprint, mientras que Kanban se centra en la gestión continua del flujo de trabajo y en la adaptación, a medida que surgen nuevas demandas.

Independientemente del enfoque, la prioridad siempre es ofrecer productos y servicios, sujetos a altos estándares de calidad, mientras se reducen los costos y por supuesto, el tiempo de espera. Para ello, el reclutador especificará en el perfil del puesto qué se espera del desempeño de un líder, al coordinar equipos de trabajo y supervisar las operaciones.

¿Cuál método elegir?

Si el objetivo es optimizar un proceso que funciona bien, sin duda elegiría el método Kanban. Solo así, se desglosan paso a paso las tareas, que además de rutinarias, resultan complejas a la hora de hacerles seguimiento. Al identificar los riesgos, podemos aplicar correctivos a tiempo.

Ahora bien, en escenarios impredecibles, me inclinaría por Scrum, debido a que las condiciones del entorno obligan a flexibilizar o a cambiar de rumbo. Un ajuste pequeño, pero sustancial, permite que una organización se mantenga a flote, mientras se definen las condiciones del mercado. ¿La ventaja? Luz verde para la mejora continua, partiendo del trabajo en equipo.

¿Es compatible mezclar Kanban y Scrum? ¡Por supuesto! Ambos enfoques se pueden acoplar. De hecho, admiten sincronización organizacional. Bajo modelos compatibles (híbridos) muchas empresas han logrado simplificar sus operaciones.

Entorno funcional colaborativo

Scrum fomenta el entorno colaborativo funcional, flexible y adaptable al cambio.