En la medida que satisfagas a tus clientes con productos de calidad y entregas a tiempo, tu negocio será sostenible, lo cual se logra al aplicar KPIs para procesos logísticos. Allí, radica la importancia de optimizar los procesos, en aras de afianzar la gestión logística.
Pero, ¿cuál es la mejor manera de medir el desempeño? A través de indicadores, podrás determinar el verdadero rendimiento. Definir las variables de tu entorno, te llevará a tomar decisiones más acertadas, con base en estrategias idóneas. Aunque la tecnología es elemental, la planificación te ayudará a alcanzar el resultado deseado.
Al igual que ocurre con los procesos, para fijar un indicador, se requiere de una serie de pasos. El primero de ellos, es definir el objetivo, es decir, precisar qué se quiere lograr con cada KPI, alineándolo con los objetivos estratégicos de la empresa.
Con base en ello, se eligen los indicadores más relevantes para el negocio –según su naturaleza- que sean perfectamente ejecutables.
KPIs para procesos logísticos
De esta manera, los Indicadores Clave de Desempeño, también conocidos como KPIs –por sus siglas en inglés- permiten evaluar la eficiencia, efectividad y calidad de las operaciones logísticas, al propiciar la mejora continua. Al identificar nudos críticos, un indicador te conducirá hacia la mejora, al proporcionar datos concretos y estratégicos.
Recopilar información a la hora de poner en marcha un sistema, también es primordial. Como líder tendrás una serie de herramientas a tu disposición para monitorear datos, de manera precisa y en tiempo real. Si evalúas constantemente los KPIs de tus procesos logísticos, podrás identificar patrones o tendencias, cruciales para solventar complicaciones.
1. Tiempo de ciclo del pedido
Este indicador mide el tiempo total desde que se recibe un pedido, hasta que se entrega. Un tiempo de ciclo mínimo, influye en la fidelidad y mejora la competitividad. Se define a través de la siguiente fórmula:
Tiempo de entrega promedio = Fecha de entrega – Fecha de recepción del pedido.
2. Exactitud del pedido
Dicha variable evalúa la precisión con la que se cumplen los pedidos en términos de cantidad y especificaciones. Minimiza devoluciones, reduce costos y aumenta la satisfacción del cliente. Se mide según:
Número de pedidos correctos / Número total de pedidos) x 100.
3. Nivel de servicio
Indica el porcentaje de pedidos entregados a tiempo y completos, según las expectativas del cliente. Es crucial para mantener la lealtad y la reputación de la empresa. A la hora de medir este valor, se toma en cuenta:
(Número de pedidos cumplidos a tiempo y completos / Número total de pedidos) x 100.
4. Costo de transporte
Calcula los costos asociados al transporte de bienes, incluyendo fletes, combustible, mantenimiento y mano de obra. Optimizar estos costos, contribuye significativamente con la rentabilidad general. Se obtiene al dividir:
Coste total de transporte / Número de unidades transportadas.
5. Rotación de inventario
Mide cuántas veces el inventario se actualiza en un período específico. Un alto índice de rotación indica una gestión eficiente del inventario, evitando sobrestock o desabastecimientos. Se mide al analizar:
Costo de bienes vendidos / Promedio de inventario.
6. Exactitud del inventario
Compara el inventario registrado en el sistema con el inventario físico real. Asegura la fiabilidad de la información para la planificación y gestión de pedidos. Se mide al chequear:
(Número de ítems correctos en el inventario / Número total de ítems) x 100.
7. Uso del almacén
Evalúa el porcentaje del espacio del almacén que se está utilizando de manera efectiva. Optimiza el uso, reduce costos y mejora la eficiencia operativa. ¿Cómo se mide?:
(Espacio utilizado / Espacio total disponible) x 100.
8. Tiempo de ciclo del almacén
Mide el tiempo total que tarda un producto desde que ingresa al almacén, hasta que se envía. Un ciclo rápido aumenta la eficiencia y la capacidad de respuesta ante la demanda. Se determina al evaluar:
Tiempo promedio = Fecha de envío – Fecha de recepción al almacén.
9. Tasa de retorno de productos
Calcula el porcentaje de productos que son devueltos por los clientes. Este indicador es importante porque permite identificar y reducir las causas de devoluciones, incrementando la satisfacción del cliente, mientras reduce costos. Se mide al revisar:
(Número de productos devueltos / Número total de productos vendidos) x 100.
10. Cumplimiento de la cadena de suministro
Evalúa el grado en que los procesos logísticos cumplen con las normativas, estándares y acuerdos establecidos. Asegura la calidad, la seguridad y la conformidad legal, evitando sanciones y mejorando la reputación. Se obtiene al medir el porcentaje de procesos conformes, respecto al total de procesos evaluados.
11. Tiempo de inactividad del transporte
Mide el tiempo durante el cual los vehículos no están operativos debido a mantenimiento, averías u otros factores. De este modo, se minimiza el tiempo de inactividad, se eleva la eficiencia y se reducen los costos operativos. Se mide al determinar:
Tiempo total de inactividad / Número de vehículos.
12. Costo por unidad transportada
Calcula el costo promedio asociado al transporte de cada unidad de producto. Ayuda a identificar oportunidades para reducir costos y optimizar la eficiencia del transporte. Se obtiene al medir:
Coste total de transporte / Número total de unidades transportadas.
13. Tasa de cumplimiento de entregas
Mide el porcentaje de entregas que se realizan dentro del plazo acordado. Es crucial para mantener la confianza y cumplir con los compromisos de servicio. Para ello, se analiza:
(Número de entregas a tiempo / Número total de entregas) x 100.
14. Tiempo de respuesta a incidencias
Evalúa el tiempo que tarda la empresa en responder y resolver problemas logísticos como retrasos, daños o errores en pedidos. Una rápida respuesta a incidencias, minimiza el impacto negativo en la operación. Se mide al monitorear el tiempo promedio desde la identificación de la incidencia, hasta su resolución.
15. Capacidad de carga utilizada
Mide el porcentaje de la capacidad total de carga que se está utilizando efectivamente en los vehículos. Optimiza el uso de los recursos de transporte, reduciendo costos y mejorando la eficiencia. Se determina al revisar:
(Carga utilizada / Capacidad total de carga) x 100.
Hoy en día, ir a la deriva es inadmisible, pues una meta va en sintonía con la eficiencia y el aprovechamiento de los bienes disponibles, mientras se minimicen los costos y se eleve la productividad. Anticipar y mitigar un riesgo, será siempre crucial para garantizar la integridad de la cadena de suministro.
A partir de un resultado concreto, se pueden desarrollar nuevos planes de acción, rumbo hacia la optimización, a través de la gestión de mejoras. La revisión periódica de los KPIs para procesos logísticos, te guiará hacia lo medular de las operaciones, en función de aplicar ajustes, según la dinámica del entorno y las necesidades del mercado.
Interpretación de indicadores de gestión
Los indicadores de gestión miden áreas clave del desempeño empresarial, como la eficiencia, la productividad, la rentabilidad y la calidad. Antes de interpretarlos, es importante entender qué miden específicamente y cómo se relacionan con los objetivos estratégicos.
