Plan de mejoras aplicable al seguimiento

Un plan de mejoras es justo lo que garantiza la eficiencia operativa y la competitividad. Aplicable al seguimiento, permite corroborar que, en efecto, el cambio implementando está funcionando, al generar el resultado deseado. Es así como se identifican nuevas oportunidades para la optimización.

Como líderes en el comercio mayorista, debemos comprender la importancia de la retroalimentación en tiempo real. Es posible mantener el enfoque en escenarios dinámicos, si medimos el impacto de una acción.

¿Cómo se elabora un plan de mejoras?

Una serie de medidas conforman el llamado plan de mejoras de una empresa. El trabajo realmente comienza al establecer objetivos claros. Deben ser específicos, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART).

Al definirlos, no pierdas de vista métricas clave como por ejemplo, la productividad del almacén, la precisión de inventario, los tiempos de ciclo y la satisfacción del cliente.

Además, fijar indicadores de desempeño (KPIs) asociados con estos objetivos, proporciona un marco para evaluar el progreso y los resultados de las mejoras. El siguiente paso, es recopilar datos relevantes de manera regular y consistente.

Implica el uso de sistemas de gestión de almacenes (WMS), tecnologías de seguimiento de inventario, software de productividad y otras plataformas de información empresarial.

La automatización otorga mayor precisión e integridad en la información, de modo que el análisis será equilibrado. Al examinar los KPIs, se identifican tendencias y oportunidades que sirven como base para la toma de decisiones. Definir un curso de acción implica no sólo enfocarse en los resultados, sino también en los factores subyacentes que contribuyen al final del proceso.

Ya detallamos previamente que analizar el flujo de trabajo y limitar la carga, contribuye con la detección de los denominados “cuellos de botella”, que interfieren con el desarrollo operacional. Incluso, es esencial evaluar el desempeño del personal y someter a revisión los procedimientos operativos estándar (SOPs).

Comunicación

Una vez que se ha realizado el análisis, se deben comunicar los hallazgos a todas las partes interesadas, incluidos los trabajadores a nivel operativo, los supervisores y la alta dirección. La transparencia ayuda a alinear a todos los miembros del equipo hacia objetivos comunes y fomenta la colaboración, al plantear soluciones.

En definitiva, la gestión de mejoras no es un proceso estático, sino que es continuo y adaptable. A medida que cambian las condiciones del mercado, las necesidades de los clientes y las tecnologías disponibles, es importante revisar y ajustar los objetivos y las estrategias. La metodología ágil y la receptividad, harán que la planificación sea sostenible a largo plazo.

¿Cómo fortalecer el seguimiento continuo?

La gestión de mejoras será factible en la medida que se cumplan las siguientes premisas:

• Mantener el orden con el registro de equipos y productos, con su respectiva codificación.
• Registrar las tareas que serán sometidas a supervisión.
• Estandarizar los procesos e identificar el cierre de cada actividad.
• Aplicar una metodología de control por etapas.
• Dirigir al equipo para mantenerlo alineado con los objetivos e indicadores.
• Unificar criterios, centralizar la información y compartir los avances.

Indicadores

Todo proyecto exitoso, depende de indicadores de gestión. Aprovechar los recursos y el tiempo, se logra con técnicas adecuadas que influyen en el rendimiento. Involucra, por supuesto, el uso de herramientas de mejoras de procesos.

De este modo, se mide y supervisa el progreso, en torno al objetivo. Se detectan las fallas y se aplican correctivos. Aunque las métricas se fijan según la naturaleza de cada negocio, por lo general se aplican estos 4 tipos.

De costos

Certifican que el proyecto esté apegado al presupuesto, en función de la rentabilidad.

Plazos

Todo proyecto se ajusta a unas fechas de entrega que se deben cumplir.

Calidad

Se traduce en valor agregado para el producto o servicio, según el grado de satisfacción del cliente.

Eficiencia

Mayor aprovechamiento de los recursos disponibles.

La única manera de verificar que los indicadores estén en línea con los objetivos y que sean eficaces, es que sean realistas y por ende, alcanzables, acordes con la realidad. Evidentemente deben ser coherentes, ligados a metas específicas, aparte de precisos y cuantificables.

También, deben ser lo suficientemente claros para ser comprendidos por el equipo de trabajo, orientados hacia la acción. Cada indicador obedece a la dinámica de la empresa y al desempeño del personal.

Inspección estandarizada

La planificación permitirá monitorear al personal del centro de distribución, incluso en locaciones diferentes. Comprobado está que las metodologías ágiles son muy útiles cuando se manejan infinidad de pedidos, con varios proveedores.

El registro ordenado –estándar- te servirá como soporte, bien sea de forma tradicional con hojas de ruta, o de manera digital a través de formatos en Excel, Google Sheet o mejor aún, a través de un software de gestión que emite reportes, con porcentajes de cumplimiento, pendientes, personas responsables, tiempo de respuesta, ejecución y control gastos.

Componentes de un plan de mejora

Un plan de mejoras suele estar compuesto por varios elementos clave que guían el proceso de identificación, implementación y seguimiento en una empresa u organización.